Algunas empresas se preguntan cuál es la forma correcta de escoger una plataforma aplicativa para operar los procesos del negocio. A continuación, presentamos los pasos sugeridos para hacerlo, aplicables a cualquier tipo de plataforma (ERP, CRM, core del negocio, etc.), considerando que tanto la plataforma como el proveedor deben ser adecuados para las necesidades y capacidades de la empresa.
Definición de lo que espero de la plataforma y el proveedor:
1. Definición del alcance funcional: Es fundamental que los usuarios determinen cuáles son los procesos y funcionalidades que se esperan cubrir con la plataforma. Para ello, se debe levantar un inventario detallado de los requerimientos funcionales actuales y futuros, de modo que, al analizar las diferentes plataformas y proveedores, se pueda determinar el porcentaje de cubrimiento funcional que proporciona cada una de ellas. Es crucial evaluar también el cumplimiento normativo.
2. Definición de los requerimientos técnicos y de integración con otras plataformas: El área de tecnología debe definir los requerimientos que deben tener las plataformas, asegurándose de que estén acordes con sus políticas y definiciones de arquitectura aplicativa, técnica, integración, seguridad y datos, entre otras. Esto garantiza que los aplicativos se ajusten a los modelos de contratación y operación del resto de los aplicativos de la empresa.
3. Solicitud de información para lograr un buen conocimiento del proveedor: En este punto, se analiza la experiencia del proveedor, el tipo de negocio, los clientes, su capacidad para soportar y mejorar la plataforma, la cobertura, la experiencia en implementaciones, la estructura y conformación de la empresa y su análisis financiero, entre otros aspectos.
Búsqueda de plataformas y proveedores:
Una vez definidas las necesidades, sugerimos elaborar una lista de posibles proveedores y seleccionar aquellos que cumplan los criterios fundamentales establecidos. Entre estos criterios pueden estar, por ejemplo, que la plataforma cumpla con las localizaciones propias de cada país y que el servicio se preste en modalidad SaaS (Software as a Service).
En este punto, se recomienda seguir un proceso de invitación a presentar propuestas (RFP). Los proveedores deben responder a la información y al cumplimiento de los requerimientos solicitados, hacer una demostración de sus plataformas enfatizando el cumplimiento de las necesidades y presentar una propuesta económica que incluya los costos de implementación, licenciamiento y operación.
Se debe definir un modelo de evaluación, que se recomienda compartir con los proponentes, y que incluya todas las variables que se medirán para definir la plataforma/proveedor. Con la información presentada por los proponentes, las reuniones de demostración y, si se desea, reuniones de referenciación, se evalúan las diferentes propuestas.
Definición de plataforma(s) finalista(s):
Es posible que luego de la evaluación surjan dos o tres propuestas con evaluaciones muy similares. En este punto, se puede llevar a cabo un proceso de referenciación más detallado, una prueba de concepto, y/o una negociación de los términos y condiciones ofrecidos por los proponentes, con el objetivo de definir la plataforma/proveedor más adecuada.
Los pasos siguientes son hacer una negociación final, elaboración de contratos e implementación.
En virtualCIO tenemos amplia experiencia en llevar a cabo este tipo de procesos y siempre estamos a su disposición.
Aclaración importante:
Les recomendamos no seguir el proceso que adoptan muchas empresas, que consiste en seleccionar una plataforma porque alguien se las recomendó, porque alguna empresa de la competencia la tiene o porque les pareció muy atractiva en una presentación comercial. Y ojo, el único criterio para seleccionar una plataforma no puede ser solamente el precio; este último, en muchas ocasiones, es un muy mal consejero.
¿Cuál es la forma correcta de seleccionar una plataforma aplicativa?